Voor de ondersteuning van het Managementteam van een toonaangevende pensioenuitvoerder zoeken we een Management Assistent ter aanvulling van het team van de huidige twee Management Assistenten.

De voornaamste verantwoordelijkheden in deze rol zijn:
– Complex agendabeheer en in overleg controle op de e-mailboxen van zowel jezelf, jouw MT-leden en de secretariaatsmailbox.
– Het efficiënt plannen en organiseren van bijeenkomsten en overleggen incl. het zorgdragen voor locatie, catering en het aanmelden, ontvangen en begeleiden van bezoekers.
– In overleg met jouw MT-leden zorgdragen voor meeromvattende activiteiten, bijeenkomsten en (reis)programma’s (o.a. klantevents, klantarena’s, ronde tafels, themasessies, trainingen etc.), zodat aan alle voorwaarden voor het te bereiken resultaat is voldaan.
– Het voorbereiden van vergaderingen, zodat vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn, het monitoren van actielijsten en in voorkomende gevallen notuleren van vergaderingen.
– De verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken.
– Ondersteuning bieden bij het plannen en ad hoc uitvoeren van acties voor interne communicatie, zodat alle medewerkers geïnformeerd worden over bedrijfsinterne aangelegenheden.

Naast de werkzaamheden voor jouw MT-leden, zijn er algemene taken binnen het secretariaat die je samen met de andere Management Assistenten oppakt. Jullie zorgen ervoor dat het secretariaat als een goed team functioneert. Het werk is divers en je hebt veel contact met verschillende afdelingen.
Er staan regelmatig collega’s aan je bureau; jij bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en verzoeken. Jouw aanwezigheid op ons kantoor in Heerlen is daarom belangrijk. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, maar je collega’s zien je graag regelmatig op kantoor.

Je bent een ervaren managementassistent met uiteraard een relevante afgeronde mbo- of hbo-opleiding. Het beheren van een complexe agenda- en e-mailbox heb jij volledig in de vingers. Je houdt je hoofd koel als alles tegelijk op je af komt, bij onverwachte zaken en een oneindig lijkende to-do lijst. Je bent bekend met Office365 en andere ondersteunende systemen en je beheerst de Nederlandse taal uitstekend. Je communiceert duidelijk en helder, daarnaast kun je goed samenwerken. Je hebt een proactieve instelling en neemt graag initiatief.

Je gaat aan de slag werken in een informele organisatie waar genoeg ruimte is voor jouw persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden. Daarnaast mag je rekenen op:

• Structurele baan;
• Een marktconform salaris;
• Je ontvangt een ADV-toeslag van 6,15%;
• Je ontvangt een eindejaarsuitkering van 6,5%;
• Je ontvangt 8,33% vakantiegeld;
• Na een gedegen inwerkperiode krijg jij de mogelijkheid om Hybride te werken;
• Je ontvangt reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.

Let’s Talk!
Is jouw interesse gewekt of wil jij graag alle in en outs weten van deze vacature?
Neem gerust telefonisch contact op met Lian Schillings (consultant)

Hattrick is een gelijke kansen werkgever en moedigt sollicitaties van alle gekwalificeerde kandidaten aan, ongeacht hun achtergrond. We streven naar diversiteit en verwelkomen sollicitaties van iedereen die aan de vereisten van de functie voldoet.