Vacature Bestuurssecretaresse
- Heerlen
- MBO
- 28 - 36 uur
Vacature omschrijving
Als medewerker bestuurssecretariaat kabinet ben jij een belangrijke schakel binnen de organisatie en ondersteun je voornamelijk de burgemeester. Jij voert kabinetstaken uit en beheert agenda’s, e-mails, correspondentie en declaraties. Daarnaast bereid je vergaderingen voor.
Door jouw professionele en representatieve ondersteuning zorg je voor een efficiënt verloop van processen en optimale ondersteuning van het college en de directie.
The Job
- Agendabeheer van de burgemeester
- Fungeren als centraal aanspreek- en informatiepunt voor interne en externe contacten
- Bewaken van inkomende e-mails, signaleren van acties en bewaken van processen binnen het bestuurssecretariaat
- Voorbereiden van afspraken en (bestuurlijke) vergaderingen, inclusief agendaopstelling en verslaglegging
- Verzorging van postafhandeling en archiefbeheer
- Voorbereiden van bezoeken en coördineren van presentaties van interne en externe partijen
- Organiseren van representatieve activiteiten en bezoeken zoals jubilea en huwelijken
- Regelen van aanmeldingen, vervoer, accommodaties en (reis)declaraties voor de burgemeester
- Organiseren en ondersteunen van representatieve ontvangsten en evenementen zoals Veteranendag, Koningsdag en herdenkingen
- Verrichten van representatieve taken, zoals gastvrouw/-heer tijdens ontvangsten (ook in avonden en weekenden) en het introduceren van sprekers
- Coördineren van voordrachten en uitreikingen van Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen en andere erkenningen
- Behandelen van aanvragen voor onderscheidingen, toetsen aan beleid en regelgeving en beheren van volledige dossiers
- Opstellen van concepttoespraken voor officiële uitreikingen
- Ondersteunen van externe comités en werkgroepen en bewaken van administratieve processen
- Verzorgen van uitnodigingen, adressenbestanden en communicatie voor jaarlijkse evenementen en kaartverzendingen
What it takes
- Aantoonbare ervaring als secretaresse met kennis en ervaring met kabinetstaken en het werken met geautomatiseerde systemen
- Uitstekende organisatorische- en communicatieve vaardigheden
- Goed kunnen omgaan met ad-hoc situaties
- Een afgeronde mbo+ opleiding in de richting van secrertarieel/ administratief medewerker
- Kennis van wet- en regelgeving inzake Koninklijke onderscheidingen
- Ervaring met kabinetsprocedures en protocollen en het opstellen hiervan
Hattrick is een gelijke kansen werkgever en moedigt sollicitaties van alle gekwalificeerde kandidaten aan, ongeacht hun achtergrond. We streven naar diversiteit en verwelkomen sollicitaties van iedereen die aan de vereisten van de functie voldoet
Solliciteren